Verwahrung von Patientenakten

Der Zahnarzt ist verpflichtet, Befunde und Behandlungsmaßnahmen chronologisch und für jeden Patienten getrennt zu dokumentieren und für unbefugte Personen unzugänglich aufzubewahren.

Besonders ist auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu achten. Dazu auch gehört die Verpflichtung des Praxispersonals zur Einhaltung Datengeheimnisses. Bei Verletzung der Vorschriften liegt die Haftung beim Zahnarzt.

Informationen an Krankenkassen dürfen nur mit dem Einverständnis des Patienten weitergegeben werden.

Insbesondere im Falle der Aufgabe einer Praxis oder bei Tod es Praxisinhabers stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung der Patientendaten.
Soweit nicht nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine längere Aufbewahrungspflicht besteht, ist der Zahnarzt verpflichtet, die Patientendaten (Befunde und Behandlungsmaßnahmen) mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.

Bei Übergabe der Praxis können die Patientenunterlagen grundsätzlich nur mit schriftlichem Einverständnis der Patienten an den Praxisnachfolger übergeben werden. Kann das schriftliche Einverständnis nicht eingeholt werden, hat der bisherige Praxisinhaber die Unterlagen bis zum Ablauf der 10-Jahresfrist aufzubewahren. Ist der bisherige Praxisinhaber dazu nicht in der Lage, kann die Aufbewahrung beim Praxisnachfolger erfolgen, wenn die Unterlagen von dessen eigenen Unterlagen getrennt und unter Verschluss gehalten werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können diese Unterlagen nur mit Einverständnis des Patienten eingesehen und weitergegeben werden.

Bei Tod des Praxisinhabers ist zu unterscheiden, ob Erben vorhanden oder nicht vorhanden sind.

Ist ein Erbe vorhanden, hat dieser den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Erblassers zu entsprechen, die Bestimmungen der Berufsordnung gelten auch für den Erben. Die Nebenpflichten aus dem Behandlungsvertrag zwischen Zahnarzt und Patient gehen im Rahmen der Gesamtrechtsnachfolge auf den Erben über und sind als Nachlassverbindlichkeiten gemäß § 1967 BGB zu erfüllen.

Gibt der Erbe die Unterlagen in anderweitige Obhut, ist vorher das Einverständnis des Patienten einzuholen.

Verwahrt er die Unterlagen selbst auf, hat er Auskunftsansprüchen von Patienten nachzukommen und ist berechtigt Einsicht in die Patientendaten zu nehmen. Allerdings gilt die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht und Beachtung des Berufsgeheimnisses auch für den Erben.

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Stand: 22. September 2017