Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten 
gemäß Art. 30 DSGVO		Praxisstempel	

Vorblatt mit allgemeinen Angaben

1. Angaben zum Verantwortlichen (Art. 30 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Praxisinhaber	
(der/die niedergelassene/n Zahnarzt/Zahnärzte)	
Praxisadresse	
(Straße, PLZ, Ort)	
Telefon		
Telefax		
E-Mail		
Internet-Adresse		

2. Vertreter für verantwortliche/n Praxisinhaber (falls vorhanden)

Name		
Adresse	
(Straße, PLZ, Ort)	
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

3. Datenschutzbeauftragter (falls vorhanden)

Name		
Adresse	
(Straße, PLZ, Ort)	
Telefon		
Telefax		
E-Mail		
Internet bei externem DSB	
(Internetadresse des externen DSB)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 1

1. Verarbeitungstätigkeit: Stammdaten der Patienten

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

			/ 

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name		
Abteilung		
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten der Patienten bei Erstkontakt für den Zweck der Erfüllung praxiseigener Behandlungsverträge bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen für diese Behandlungsverträge	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	
Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail, Versicherungsstatus und Krankenversicherung

Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, Erkrankungen und vorangegangene oder zu laufenden Behandlungen

Gesundheitsdaten* von vor,- mit- oder weiterbehandelnden Zahnärzten, Ärzten oder Angehörigen anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Dentallaboren, Gutachtern
	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail	

(optional)	
(optional)	

* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:

(Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Angehörige des Patienten, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, Dentallabor, vor,- mit- oder weiterbehandelnde bzw. begutachtende Zahnärzte, Ärzte oder Angehörige anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Gutachter, EDV-Wartung, Aktenvernichter	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

	Nein 

	Ja

Bei „Ja“ bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	

				

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	

(z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

(z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 2

1. Verarbeitungstätigkeit: Behandlungskartei der Patienten

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

			/ 

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name		
Abteilung		
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationspflichten durch Archivierung und Verwaltung der erhobenen Gesundheitsdaten in Form von Patientenakten durch ordnungsgemäße Dokumentation der erfolgten Diagnostik und Behandlung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, Erkrankungen und vorangegangene oder zu laufenden Behandlungen

Gesundheitsdaten* von vor,- mit- oder weiterbehandelnden Zahnärzten, Ärzten oder Angehörigen anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, Dentallaboren, Gutachtern

Attest, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Anwesenheitsbescheinigung für Schule oder Arbeitgeber	
Angehörige des Patienten	Gesundheitsdaten* zu familiären Vorerkrankungen	

(optional)	
(optional)	

* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:

(Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Angehörige des Patienten, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, Dentallabor, vor,- mit- oder weiterbehandelnde bzw. begutachtende Zahnärzte, Ärzte oder Angehörige anderer Heilberufe, medizinischen Einrichtungen, EDV-Wartung, Aktenvernichter, Arbeitgeber	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

	Nein 

	Ja

Bei „Ja“ bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	

				

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	

(z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

(z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 3

1. Verarbeitungstätigkeit: Abrechnung zahnärztliches Honorar und Vergütung

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

			/ 

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name		
Abteilung		
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Personen- und Gesundheitsdaten der Patienten für den Zweck der Abrechnung der erbrachten Gesundheitsdienstleistungen und gefertigten zahntechnischen Leistungen im Rahmen der vertragszahnärztlichen oder privatzahnärztlichen Versorgung	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Patient	Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung

Gesundheitsdaten* zum aktuellen Gesundheitszustand, zu Erkrankungen und den erbrachten Behandlungsleistungen

Rechnungen des ggf. für den Patienten beauftragten Dentallabors oder anderer Heilmittelerbringer oder Medizinproduktehersteller	
Angehörige des Patienten, Betreuer	Name, Vorname, Adresse, Versicherungsstatus und Krankenversicherung, Aktenvernichter	

(optional)	
(optional)	

* es handelt sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:

(Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, Prophylaxe-Kraft, Azubi, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Patient, Angehörige des Patienten, Betreuer, gesetzliche oder private Krankenversicherung, Abrechnungsinstitut, EDV-Wartung	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

	Nein 

	Ja

Bei „Ja“ bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	

				

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	

(z.B. Anonymisierungs-Verfahren)	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Patientendaten werden gemäß den Vorgaben des Patientenrechtegesetzes frühestens nach 10 Jahren nach Beendigung des Behandlungsverhältnisses gelöscht

Abrechnungsdaten zu den Behandlungsverhältnissen werden gemäß den Vorgaben der Abgabenordnung frühestens nach 10 Jahren nach Rechnungsstellung gelöscht	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

(z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)

Laufendes Verfahrensverzeichnis: 4

1. Verarbeitungstätigkeit: (elektronische) Personalakten

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

			/ 

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name		
Abteilung		
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung von Daten des Personals im Rahmen der Personalaktenführung/Stammdaten, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsdatei, Mutterschutz, Ausbildung und Bewerbungsverfahren. Zur Begründung, Durchführung und oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.	

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Personengruppe	Daten/Datenkategorie	
Arbeitnehmer	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Berufsqualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse, Fortbildungsnachweise	
Auszubildender	Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, Telefax, E-Mail und Versicherungsstatus bzgl. Kranken- und Sozialversicherung, Bankverbindung, Altersvorsorge

Informationen über Qualifikationen, wie z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Schulzeugnis, Praktika	

(optional)	
(optional)	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:

(Pflichtfeld für z.B. Zahnarzt, ZMV etc., nicht die Reinigungskraft)	
Extern:
Steuerbüro, Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung, Bundesanstalt für
Arbeit, Krankenkassen, Versicherungen, Banken	

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

	Nein 

	Ja

Bei „Ja“ bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	

				

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach Beendigung der Beschäftigung bzw. Berufsausbildung	

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

(z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)

Laufendes Verfahrensverzeichnis: (optional für weitere Verarbeitungsprozesse)

1. Verarbeitungstätigkeit: 

2. Datum der Einführung / Datum der letzten Änderung: 

			/ 

3. Verantwortlicher Ansprechpartner: 

Name		
Abteilung		
Telefon		
Telefax		
E-Mail		

4. Zweck der Verarbeitung (Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO)

5. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Personengruppe	Daten/Datenkategorie	

6. Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Intern:
	
Extern:

7. Geplante Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaat (Art. 30 Abs. 1 lit. e DSGVO)

	Nein 

	Ja

Bei „Ja“ bitte angeben:

Empfänger	Zweck	Daten/Datenkategorie	Länder/Länderkategorie	

				

Bei „Ja“, und wenn es sich um eine in Art. 49 Abs. 1 DSGVO genannte Datenübermittlung handelt, bitte angeben:

Dokumentation geeigneter Garantien 	

8. Vorgesehene Löschungsfristen (Art. 30 Abs. 1 lit. f DSGVO)

9. Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO)

(z.B. Sicherheitskonzept der Praxis, IT-Sicherheitskonzept)	

	Datum	Unterschrift	

Verantwortlicher
			
Datenschutzbeauftragter 
(falls vorhanden)