Was ist ZQMS?
ZQMS steht für Zahnärztliches Qualitätsmanagementsystem. Es handelt sich um ein speziell für Zahnarztpraxen entwickeltes, onlinebasiertes Qualitätsmanagementsystem, das Praxen dabei unterstützt, ihre Abläufe zu strukturieren, Qualitätsanforderungen umzusetzen und das eigene Qualitätsmanagement kontinuierlich weiterzuentwickeln. Das System basiert auf einem strukturierten Fragenkatalog.
Warum wird ZQMS in Sachsen eingeführt?
Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Sachsen (KZVS) und die Landeszahnärztekammer Sachsen (LZKS) möchten den sächsischen Zahnarztpraxen ein gemeinsames Qualitätsmanagementsystem zur Verfügung stellen. ZQMS wird bereits in einem Großteil der deutschen Bundesländer eingesetzt. In Sachsen soll es künftig als praxisnahes Instrument zur Unterstützung des Qualitätsmanagements dienen.
Ist die Nutzung von ZQMS Pflicht?
Nein.
Jede Zahnarztpraxis kann selbst entscheiden, ob sie ZQMS nutzen möchte. Unabhängig davon besteht die Verpflichtung, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement entsprechend den geltenden gesetzlichen und vertragszahnärztlichen Vorgaben umzusetzen. ZQMS ist somit ein Werkzeug zur Unterstützung des Qualitätsmanagements, ersetzt aber nicht die grundsätzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Qualitätsmanagements.
Welche Vorteile bietet ZQMS?
ZQMS soll die tägliche QM-Arbeit in der Zahnarztpraxis erleichtern.
Unter anderem können Praxen damit:
- den aktuellen Stand ihres Qualitätsmanagements überprüfen,
- bestehende Abläufe systematisch erfassen,
- Handlungsbedarf erkennen,
- Maßnahmen planen und dokumentieren,
- Verantwortlichkeiten festlegen,
- Qualitätsziele definieren,
- QM-Prozesse übersichtlich organisieren,
- gesetzliche und fachliche Anforderungen strukturiert bearbeiten.
- bereitgestellte Vorlagen nutzen.
Wie funktioniert ZQMS?
ZQMS arbeitet mit einem strukturierten Fragenkatalog. Die Praxis bearbeitet die für Sie relevanten Fragen und kann dadurch ein individuelles Qualitätsmanagementsystem aufbauen. Die Bedienung soll übersichtlich und praxisnah erfolgen. Neue Vorschriften und Gesetze werden zentral aktualisiert. Für Sachsen werden landesspezifische Änderungen über die LZKS berücksichtigt.
Welche Themen werden mit ZQMS abgedeckt?
ZQMS unterstützt verschiedene Bereiche des Praxisalltags.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Praxisorganisation
- Hygiene
- Arbeitsschutz
- Medizinprodukte
- Röntgen
- Datenschutz
- Risikomanagement
- Fehlermanagement
- Beschwerdemanagement
- Patienteninformation
- Dokumentation
- Verantwortlichkeiten
- Qualitätsziele
- Prozessbeschreibungen
- Verfahrensanweisungen
- Checklisten
Was kostet ZQMS?
Die Nutzung von ZQMS ist für sächsische Zahnarztpraxen kostenfrei. Die Kosten für die Einführung des gemeinsamen Qualitätsmanagementsystems werden von der Landeszahnärztekammer Sachsen (LZKS) und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Sachsen (KZVS) getragen. Für die einzelne Zahnarztpraxis entstehen für die Nutzung von ZQMS daher keine zusätzlichen Kosten.
Wie registriere ich mich für ZQMS und ZQMS ECO?
Für die beiden Systemlösungen ZQMS und ZQMS ECO werden jeweils eigene Benutzer-IDs vergeben. Hintergrund ist, dass die beiden Portale für unterschiedliche Zielgruppen und Aufgaben vorgesehen sind. Es wird empfohlen, dass ZQMS ECO ausschließlich durch die Praxisbetreiberinnen bzw. Praxisbetreiber bearbeitet wird.
Registrierung und Freischaltung
Die Registrierung erfolgt über das ZQMS-Portal.
Bitte gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Rufen Sie die Internetseite www.zqms-eco.de auf.
- Klicken Sie auf der Startseite oben auf „Registrierung“.
- Wählen Sie Ihre zuständige Zahnärztekammer aus.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder, insbesondere die Pflichtfelder, aus.
- Legen Sie Ihren gewünschten ECO-Benutzernamen und Ihr ECO-Passwort fest.
- Warten Sie die Prüfung und Freischaltung durch die zuständige Stelle ab.
Wie lange dauert die Prüfung bis zur Freischaltung?
Die Prüfung und anschließende Freischaltung dauert in der Regel nicht länger als eine Woche. Je nach Urlaubs- und Personalsituation kann es vereinzelt zu Verzögerungen kommen.
Nach erfolgreicher Freischaltung wird eine E-Mail als Bestätigung versendet.
Welche Software benötige ich für ZQMS?
Für die Nutzung von ZQMS wird keine spezielle Softwareinstallation benötigt. ZQMS ist ein onlinebasiertes System und kann über einen aktuellen Internetbrowser aufgerufen werden. Die Praxis benötigt daher lediglich einen geeigneten Computer bzw. ein geeignetes Endgerät sowie eine Internetverbindung. Eine zusätzliche Installation von ZQMS auf dem Praxiscomputer ist nicht erforderlich.
Was sind ZQMS, ZQMS GREEN und ZQMS ECO?
Das ZQMS-Portal umfasst drei wesentliche Bereiche, die unterschiedliche Aufgaben und Zielgruppen haben.
1. ZQMS-Kompass
Der ZQMS-Kompass ist das zentrale Element des Qualitätsmanagementsystems. Er ist in verschiedene Segmente und Module unterteilt und enthält Anforderungen zu unterschiedlichen Arbeitsbereichen der Zahnarztpraxis, beispielsweise:
- Praxishygiene
- Röntgen
- Datenschutz
- Praxislabor
- Personalmanagement
- weitere Bereiche des Praxisalltags
Über leicht verständliche Fragen kann die Praxis den Ist-Zustand erfassen und mit dem jeweiligen Soll-Zustand vergleichen. Erforderliche Maßnahmen und Hinweise zum weiteren Handlungsbedarf können direkt im jeweiligen Modul dokumentiert werden. So lässt sich die Bearbeitung von festgelegten Maßnahmen strukturiert nachvollziehen.
Der Bearbeitungsstand wird farblich dargestellt:
Rot: offen
Gelb: in Arbeit
Grün: erledigt
2. ZQMS GREEN
ZQMS GREEN ist der Nachhaltigkeitskompass für die Zahnarztpraxis. Er unterstützt Praxen dabei, ihren Praxisalltag nachhaltiger und ressourcenschonender zu gestalten.
Behandelt werden unter anderem:
- Energieeinsparung
- sparsamer Umgang mit Papier und Wasser
- Reduzierung von Plastik
- weitere Möglichkeiten für mehr Nachhaltigkeit im Praxisalltag
Durch geeignete Maßnahmen können neben ökologischen Vorteilen gegebenenfalls auch Arbeitszeit und Kosten eingespart werden.
Der Bearbeitungsstand wird farblich angezeigt:
Grau: offen
Gelb: in Arbeit
Grün: erledigt
3. ZQMS ECO
Der ZQMS ECO-Kompass richtet sich speziell an den Praxisbetreiber bzw. Unternehmer Zahnarzt. Er unterstützt bei Fragen der Leitung und Führung des Unternehmens Zahnarztpraxis. Die hinterlegten Fragen ermöglichen eine strukturierte Analyse der eigenen Praxis, beispielsweise zu:
- Praxiskosten
- Kreditmanagement
- Berufsrecht
- Labor
- Altersvorsorge
- weiteren unternehmerischen Themen
Der Bearbeitungsstand wird hier folgendermaßen dargestellt:
Blau: offen
Hellblau: in Arbeit
Grün: erledigt
Was ist das Serviceportal?
Das Serviceportal enthält eine umfangreiche, in Unterverzeichnisse gegliederte Sammlung hilfreicher Unterlagen für die Zahnarztpraxis. Dazu gehören auch Dokumente und Informationen der Landeszahnärztekammer Sachsen (LZKS) und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Sachsen (KZVS).
Dazu gehören beispielsweise:
- Muster-Arbeitsanweisungen
- Merkblätter
- Musterverträge
- Praxisinformationen zu speziellen Themen
- GOZ-Abrechnungsempfehlungen
- Behandlungs-Checklisten
- vertragszahnärztliche Anforderungen
- Tarifverträge
- gesetzliche Grundlagen
- Unfallverhütungsvorschriften
- Dokumente und Informationen von LZKS und KZVS
- weitere hilfreiche Unterlagen für den Praxisalltag
Wichtig für sächsische Zahnarztpraxen:
Bei der Suche nach landesspezifischen Informationen und Unterlagen sollten die Praxen insbesondere auf die entsprechenden Ordner bzw. Verzeichnisse mit der Kennzeichnung „Landeszahnärztekammer Sachsen“ bzw. „KZVS“ achten. Dort finden sich die für Sachsen bereitgestellten Dokumente und Informationen. Für einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Unterlagen steht eine Suchfunktion zur Verfügung. Diese befindet sich oben links auf der ZQMS-Startseite.
Was ist der persönliche Arbeitsraum?
Der persönliche Arbeitsraum ist der individuelle Bereich innerhalb von ZQMS, in dem eigene Inhalte und Bearbeitungen für die Praxis verwaltet werden können. Hier können die im Rahmen des Qualitätsmanagements erforderlichen Informationen und Unterlagen strukturiert bearbeitet und organisiert werden. Der persönliche Arbeitsraum unterstützt damit die Praxis dabei, die eigenen QM-Aktivitäten übersichtlich zu verwalten und den Bearbeitungsstand im Blick zu behalten.
Kann jemand meine hochgeladenen Dokumente einsehen?
Nein.
Die von der Praxis im persönlichen Arbeitsraum hochgeladenen und hinterlegten eigenen Dokumente können nicht von anderen Praxen, Administratoren oder anderen unbefugten Personen eingesehen werden. Die Dokumente bleiben im persönlichen Arbeitsraum der jeweiligen Praxis und sind nur für die von der Praxis dazu berechtigten Nutzer zugänglich.
Was ist die Mediathek?
Die Mediathek bietet ergänzende Informationen und Inhalte rund um das Qualitätsmanagement und die Nutzung von ZQMS. Dort können beispielsweise Videos, Präsentationen und weitere informative Inhalte bereitgestellt werden. Die Mediathek soll dabei helfen, bestimmte Themen verständlich zu erklären und die Praxen bei der Umsetzung des Qualitätsmanagements zu unterstützen. Die verfügbaren Inhalte können je nach Bereich und Weiterentwicklung des Systems ergänzt und aktualisiert werden.
Werden neue Gesetze und Vorschriften automatisch berücksichtigt?
Ja.
Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass neue Vorschriften und Gesetze zentral aktualisiert werden. Landesspezifische Änderungen für Sachsen werden über die Landeszahnärztekammer Sachsen eingepflegt. Dadurch müssen Praxen relevante Änderungen nicht vollständig selbst recherchieren.
Können mit ZQMS QM-Protokolle erstellt werden?
Ja.
Nach den aktuellen Informationen zur Einführung, können QM-Protokolle zur Vorlage automatisch erstellt werden. Damit soll die Dokumentation des Qualitätsmanagements für die Praxis erleichtert werden.
Muss eine Praxis ZQMS verwenden, um die QM-Anforderungen zu erfüllen?
Nein.
ZQMS ist nicht das einzige mögliche Qualitätsmanagementsystem. Eine Zahnarztpraxis kann grundsätzlich auch ein anderes geeignetes System verwenden. Entscheidend ist, dass das erforderliche einrichtungsinterne Qualitätsmanagement tatsächlich umgesetzt und weiterentwickelt wird.
Ist ZQMS auch für das Praxisteam geeignet?
Ja.
Qualitätsmanagement betrifft das gesamte Praxisteam. Deshalb sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die relevanten Prozesse, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen einbezogen werden. Auch die zukünftigen QM-Fortbildungen richten sich sowohl an Zahnärztinnen und Zahnärzte als auch an Praxismitarbeiterinnen und Praxismitarbeiter.
Kann ZQMS auch für Zweitpraxen und mehrere Standorte genutzt werden?
Ja.
Wenn ein Unternehmen mehrere Zahnarztpraxen bzw. Standorte betreibt, ist grundsätzlich vorgesehen, ZQMS je Standort nutzen zu können. Die konkrete Zuordnung und Anzahl der Zugänge werden nach der Registrierung geprüft. Bei mehreren Standorten kann es daher zu Rückfragen durch die zuständige Stelle kommen, um die Praxis- und Unternehmensstruktur sowie die gewünschten Zugänge zu klären. Die Freischaltung erfolgt entsprechend nach Prüfung der Angaben.
Ist Qualitätsmanagement in einer Zahnarztpraxis eine einmalige Aufgabe?
Nein.
Qualitätsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess. Abläufe sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf verbessert werden. Dabei können unter anderem neue gesetzliche Vorgaben, Veränderungen im Praxisteam, neue technische Anforderungen oder festgestellte Fehler berücksichtigt werden. Ein häufig verwendetes Prinzip ist der PDCA-Zyklus:
Plan – Do – Check – Act
Das bedeutet:
- Plan: Verbesserung planen
- Do: Maßnahme umsetzen
- Check: Ergebnis überprüfen
- Act: Prozess gegebenenfalls anpassen
Können mit ZQMS eigene Qualitätsziele festgelegt werden?
Ja.
Qualitätsmanagement sollte sich nicht ausschließlich auf gesetzliche Vorgaben beschränken.
Eine Praxis kann zum Beispiel eigene Ziele definieren, etwa:
- Verbesserung der Patienteninformation,
- Reduzierung von Wartezeiten,
- Optimierung von Praxisabläufen,
- Verbesserung der Hygieneabläufe,
- Verringerung von Fehlerquellen,
- Verbesserung der internen Kommunikation,
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Unterstützt ZQMS bei Prüfungen?
ZQMS kann dabei helfen, die QM-Strukturen und deren Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren. Für Sachsen ist insbesondere relevant, dass nach den aktuellen Informationen QM-Protokolle zur Vorlage bei der KZVS automatisch erstellt werden können. Die Nutzung von ZQMS ersetzt jedoch nicht die jeweiligen gesetzlichen oder vertragszahnärztlichen Anforderungen.
Wann startet ZQMS in Sachsen?
ZQMS startet in Sachsen zum 1. Oktober 2026. Ab diesem Zeitpunkt steht das gemeinsame Zahnärztliche Qualitätsmanagementsystem von Landeszahnärztekammer Sachsen (LZKS) und Kassenzahnärztlicher Vereinigung Sachsen (KZVS) den sächsischen Zahnarztpraxen zur Verfügung. Weitere Informationen zu Registrierung, Zugang und Nutzung werden von LZKS und KZVS bereitgestellt.
Gibt es Fortbildungen zum Qualitätsmanagement?
Ja.
Zum Thema Qualitätsmanagement wird es für sächsische Zahnarztpraxen auch im Kontext der Einführung von ZQMS entsprechende Fortbildungsangebote geben.
Wo erhalten Zahnarztpraxen weitere Informationen?
Aktuelle Informationen zum Qualitätsmanagement und zur Einführung von ZQMS in Sachsen werden über die gemeinsamen Informationsangebote der Landeszahnärztekammer Sachsen (LZKS) und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Sachsen (KZVS) veröffentlicht. Ansprechpartner sind aufseiten der LZKS das Ressort Praxisführung und aufseiten der KZVS das Ressort Qualität.
Was passiert bei einem Umzug in einen anderen Kammerbereich?
Bei einem Umzug in einen anderen Kammerbereich wird der Vorgang von der bisher zuständigen Kammer an die neue zuständige Kammer übertragen. Dabei wird auch der bisherige Bearbeitungsstatus übernommen, sodass die Bearbeitung nahtlos fortgesetzt werden kann.
Was passiert, wenn der QM-Beauftragte wechselt?
Sofern ein QM-Beauftragter benannt ist und dieser wechselt, hat der Wechsel keinen Einfluss auf den Bearbeitungsstatus im ZQMS. Die Zuständigkeit wird im Rahmen der üblichen Übergabe auf die nachfolgende Person übertragen. Der bisherige Bearbeitungsstand bleibt dabei erhalten.
